Bảo mật dữ liệu, công thức trong Excel

[nguyennguyen]

Trong Excel khó nhất là lập đúng công thức. Công thức chính xác sẽ giúp người dùng xử lý nhiều công việc thật nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ cần sơ xuất một chút là bạn có thể xóa đi toàn bộ dữ liệu chỉ với một phím ấn Delete (chẳng hạn). Hoặc bạn muốn chia sẽ file dữ liệu cùng mọi người mà không sợ trường hợp vừa nêu.

Xin trình bày một cách bảo mật dữ liệu khá hay như sau :
- Một ô (cell) trong Excel có 2 lựa chọn : Locked và Hidden. Lựa chọn này hiện ra khi nhấp phải vào 1 ô rồi chọn Format Cells, chọn tiếp thẻ Protection trong hộp thoại Format Cells.
- Locked : để tránh việc thay đổi, di chuyển, xóa nội dung trong ô.
- Hidden : để ẩn (không hiển thị) công thức đã xác lập trong ô.
- Nhưng 2 lựa chọn này chỉ có tác dụng khi sử dụng chức năng Protect cho Sheet.
- Như vậy, để “khóa dữ liệu” + “ẩn không hiện công thức” bạn chọn các ô liên quan, rồi đánh dấu xác nhận 2 lựa chọn này. Sau đó, vào Tools – Protection – Protect Sheet, gõ mật khẩu bảo vệ (password, 2 lần như nhau) – nhớ cái này rất quan trọng !!!, chữ hoa và chữ thường sẽ khác nhau.
- Nếu không chọn Locked : bạn vẫn gõ được nội dung vào ô (mặc dù đã khóa mật mã).

Vậy là yên tâm, bạn có thể nhờ người khác nhập dữ liệu mà không sợ làm mất công thức hay xóa nhầm nội dung (sẽ xuất hiện thông báo khi cố gắng sửa đổi). Xin sử dụng file Cong Thuc Mang-1.1 để minh họa : toàn bộ cột điểm, các công thức xử lý đã bị vô hiệu hóa; riêng dữ liệu lý lịch học sinh được phép thay đổi.
Khi cần sửa đổi công thức bạn chỉ cần làm ngược lại Unprotect Sheet.
Hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn.

[ddd]

Khi nhận được nhưng File Excel có cài sẵn những đoạn mã bảo vệ trong phần Tools / Protect... quí Thầy Cô muốn xem những ô công thức một cách chủ động để có thể học hỏi lẫn nhau hoặc để chỉnh sửa lại theo ý của minh mà tác giả đã khóa bảo vệ để bảo đảm sự an toàn của File, thì có hai cách:
cách 1: liên hệ tác giả xin mật khẩu bảo vệ
cách 2: Down here (http://khointel.googlepages.com/AdvancedOffice972kPasswordRecovery13.rar) dùng CT này để mở khóa. Lưu ý nên nói trước tác giả để khỏi mích lòng nhe.

[nguyennguyen]

Dĩ nhiên có nhiều cách để phá password. Tuy nhiên, mình muốn chia sẻ cách thức tránh làm mất dữ liệu hoặc vô tình xóa đi công thức > điều này vô tình làm sai lệch kết quả tính toán (chẳng hạn báo điểm hàng tháng mà không hiểu sao lại có kết quả sai nào đó !!!).
Riêng password có nhiều cách để tăng tính bảo mật.

[thaygiaolang]

Cảm ơn bạn nguyennguyen đã cung cấp một kinh nghiệm rất hay. Tuy nhiên cách làm này sẽ khóa luôn việc định dạng ô. Có cách nào cho phép chỉ khóa công thức nhưng người dùng vẫn có thể thay đổi được định dạng của ô không ?

[thaygiaolang]

cách 2: Down here (http://khointel.googlepages.com/AdvancedOffice972kPasswordRecovery13.rar) dùng CT này để mở khóa. Lưu ý nên nói trước tác giả để khỏi mích lòng nhe.
Nếu đã xin phép thì xin luôn mật khẩu thì hay hơn là xin phép được bẻ khóa, thấy hơi kỳ kỳ.

[phantuhuong]

Trong Excel khó nhất là lập đúng công thức. Công thức chính xác sẽ giúp người dùng xử lý nhiều công việc thật nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ cần sơ xuất một chút là bạn có thể xóa đi toàn bộ dữ liệu chỉ với một phím ấn Delete (chẳng hạn). Hoặc bạn muốn chia sẽ file dữ liệu cùng mọi người mà không sợ trường hợp vừa nêu.

Xin trình bày một cách bảo mật dữ liệu khá hay như sau :
- Một ô (cell) trong Excel có 2 lựa chọn : Locked và Hidden. Lựa chọn này hiện ra khi nhấp phải vào 1 ô rồi chọn Format Cells, chọn tiếp thẻ Protection trong hộp thoại Format Cells.
- Locked : để tránh việc thay đổi, di chuyển, xóa nội dung trong ô.
- Hidden : để ẩn (không hiển thị) công thức đã xác lập trong ô.
- Nhưng 2 lựa chọn này chỉ có tác dụng khi sử dụng chức năng Protect cho Sheet.
- Như vậy, để “khóa dữ liệu” + “ẩn không hiện công thức” bạn chọn các ô liên quan, rồi đánh dấu xác nhận 2 lựa chọn này. Sau đó, vào Tools – Protection – Protect Sheet, gõ mật khẩu bảo vệ (password, 2 lần như nhau) – nhớ cái này rất quan trọng !!!, chữ hoa và chữ thường sẽ khác nhau.
- Nếu không chọn Locked : bạn vẫn gõ được nội dung vào ô (mặc dù đã khóa mật mã).

Vậy là yên tâm, bạn có thể nhờ người khác nhập dữ liệu mà không sợ làm mất công thức hay xóa nhầm nội dung (sẽ xuất hiện thông báo khi cố gắng sửa đổi). Xin sử dụng file Cong Thuc Mang-1.1 để minh họa : toàn bộ cột điểm, các công thức xử lý đã bị vô hiệu hóa; riêng dữ liệu lý lịch học sinh được phép thay đổi.
Khi cần sửa đổi công thức bạn chỉ cần làm ngược lại Unprotect Sheet.
Hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn.

Cái này của Thầy chỉ đề phòng người ngay thôi :D, nhưng là cách làm hay để khỏi bị vào nhầm ô có chứa công thức.

[ktth]

Em có cũng có một cách khóa công thức mà vẫn định dạng ô:

b1: chọn cột muốn ẩn công thức vào Format/Cell/Protection--> chọn Locked, Hidden
b2: nhấn Tools/Protection/ProtecSheet chọn các mục sau
+ Select locked cell
+ Select unlocked cell
+ format cells
+ format columns
+ format rows
Mong nhận được sự chỉ giáo thêm của thầy cô.:)

[KIDLINUX]

Cảm ơn Cô Hiền. Cái này hay lắm. Em thấy mà chưa tìm hiểu.

[Tandn]

Cam on nhieu nhe.

[hutieumi]

cảm ơn cô Hiền, mình sẽ thử với cách của cô.