PDA

Xem phiên bản đầy đủ : In giấy khen hàng loạt với danh sách cho sẵn


TruongVu
06-09-2007, 20:03
Em muốn in hàng loạt tài liệu (giấy khen, thư mời, Hợp đồng lao động, ...) theo một danh sách cho sẵn trong Word thì phải làm sao ?
Ví dụ : ta có 1 mẫu "Giấy Khen" và "Danh sách 50 em học sinh"
Danh sách gồm các cột sau : Họ tên, Ngày sinh, Lớp, ...
Giấy khen có sẵn những chỗ trống tương ứng với các cột của Danh sách .
==> Muốn in 50 tờ giấy khen cho 50 em học sinh mà không phải gõ lại tờ giấy khen 50 lần, thì mình phải làm sao...

lmx-lethikimdung
06-09-2007, 21:11
Cái này có thể sử dụng Mail merge trong Letters and mailing (nằm trong menu Tools) , nhưng phải có dữ liệu bên Excel

thaygiaolang
06-09-2007, 21:13
Để in hàng loạt tài liệu theo một danh sách cho sẵn, người ta thường dùng tiện ích Mail Merge của Word. Để sử dụng tiện ích Mail Merge trong Word 2003, bạn vào menu Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge rồi làm theo hướng dẫn của chương trình.
Nếu muốn in trên một mẫu có sẵn (như giấy khen), người ta thường scan mẫu đó thành một file ảnh, chèn file ảnh đó vào trong Word (nhớ điều chỉnh kích thước cho đúng với kích thước thật). Gõ thêm các thông tin vào các chỗ cần thiết (như họ tên, lớp, ...), căn chỉnh cho đúng chỗ. Trước khi in nhớ xóa hình đi.

dovannho
07-09-2007, 11:57
Nếu muốn in trên một mẫu có sẵn (như giấy khen), người ta thường scan mẫu đó thành một file ảnh, chèn file ảnh đó vào trong Word (nhớ điều chỉnh kích thước cho đúng với kích thước thật). Gõ thêm các thông tin vào các chỗ cần thiết (như họ tên, lớp, ...), căn chỉnh cho đúng chỗ. Trước khi in nhớ xóa hình đi.
Nếu không có máy scan thì làm thế nào?
- Bạn photo mẫu giấy khen trên giấy bình thường.
- Điều chỉnh các thông tin cần chèn vào vị trí thích hợp
- In biểu giấy khen đó ra mẫu đã photo
- Điều chỉnh các thông tin cần chèn vào vị trí thích hợp chính xác hơn đưa vào mẫu giấy đã in ra.

dovannho
07-09-2007, 12:35
Thầy cô có thể Download file hướng dẫn để xem.

thaygiaolang
07-09-2007, 18:48
Nếu không có máy scan thì làm thế nào?
- Bạn photo mãu giấy khen trên mẫu giấy bình thường.
...

Nếu không có máy scan thì có một cách đơn giản hơn là in ra một tờ giấy trắng rồi đặt ép lên trên mẫu giấy khen sao cho khớp hai cạnh trên và trái để so (có thể thấy giấy khen xuyên qua giấy in, nếu cần thì đưa lên ánh sáng để xem)
Khi photo mẫu giấy khen, khó mà canh chỉnh lề sao cho khớp với máy in được.

HoNgDon
30-09-2007, 13:12
Theo như file hướng dẫn của thầy dovannho thì khá rõ rồi, tôi chỉ xin góp ý thêm một tí, đó là việc thực hiện Mail Merge chỉ cần sử dụng một mình chương trình word là đủ (như thầy dovannho đã hướng dẫn), không nhất thiết phải lập bảng bên excel, nhưng cần chú ý khi insert các field thì phải đặt con trỏ word đúng vị trí của field đó. Việc này chỉ cần thực hiện bằng cách đo trên mẫu giấy in các khoảng cách từ chỗ muốn insert field đến lề trên và lề trái, sau đó trên màn hình word ta canh chỉnh lề trên và lề trái theo các số đo đó (dựa vào thanh ruler), trong trường hợp cần xê dịch lên xuống ít thôi thì ta giảm size của font để đưa con trỏ word đến đúng vị trí. Ngoài ra trên file document này ta có thể định dạng cho font của từng field. Việc in một hay nhiều bản trên cùng một trang tùy vào mẫu giấy in. Khi tiến hành in, nếu chọn print all thì máy sẽ tự chạy in lần lượt toàn bộ danh sách. Tôi cũng xin đưa lên một mẫu đã thực hiện để minh họa (in mỗi bản 2 record)

TruongVu
30-09-2007, 18:23
Xin cám ơn các thầy đã tận tình chỉ bảo, em chưa hiểu được ngay nhưng còn đang ngẫm nghĩ cách thực hiện như thế nào ...

ntchp
08-04-2009, 06:21
Mời các thầy xem câu trả lời tại đây: http://tuancuonghp.violet.vn/present/show/entry_id/286496

nhatphi
11-04-2009, 04:48
Các thầy cô tham khảo thêm.
http://baomatthongtin.com/bmtt/images/title_news.gif Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word (http://baomatthongtin.com/bmtt/news.asp?Perl.php=Details&action=411#)
http://baomatthongtin.com/bmtt/images/news/blank.jpg BMTT Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.

Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.
1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...
2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210362 Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.
4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210363 Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet.
5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210364
6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210365 Chọn New-Label để tạo nhãn mới.
- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.
- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).
- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210366 Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options.
7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210367 Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.
8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210368
9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210369
Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.
Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.
Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210370
Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!
Nguồn tin : Xahoithongtin

tannghia1977
11-04-2009, 04:59
Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.
1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...
2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.
http://www.tuoitre.com.vn/Tianyon/ImageView.aspx?ThumbnailID=210362

Cần lưu ý: Cái này là dùng cho word 97,2000, word 2003 thì khác rồi.

ptkmdung
11-04-2009, 12:21
Dung hỏi là chỉ nên dùng Unicode để hiển thị tốt chữ khi trộn thư phải không ạ. Dung có học nhưng không dùng nên không có kinh nghiệm. Máy Dung là word 2003.

Tu Quang
11-04-2009, 15:15
Font Unicode in giấy khen không đẹp, bạn có thể sử dụng bộ font khác.

hungchng
11-04-2009, 19:11
Font Unicode in giấy khen không đẹp, bạn có thể sử dụng bộ font khác.
Có font unicode đẹp ở đây
http://www.mediafire.com/?z1mg20yim1x

BANH
13-04-2009, 03:49
Mình có gặp rắc rối khi in giấy khen đó là do tờ giấy khen dày quá nên máy chạy rất khó khăn. Có cách nào để in tờ giấy khen dày thế mà máy vẫn chạy như bình thường được không? ( Hay do máy in ? máy in trường mình là Canon1210)

ptkmdung
13-04-2009, 23:54
Dung gặp rắc rối về font là : data file là TimeNewsRoman , còn Main Document là VNI Times, kết quả in ra tiếng miên

Tu Quang
14-04-2009, 00:25
Vấn đề giấy dày rất khó khắc phục, bạn phải sử dụng loại máy in có chất lượng cao một chút (mình sử dụng HP 1300 và in rất tuyệt nhưng vẫn bị mất tờ đầu - mực chưa khô được). Khi mua máy in nên tính tới điều này (hồi xưa dùng máy in kim thì điều chỉnh được). Một số máy in mới như HP 2014 tốc độ in rất cao (24 tờ / phút) nhưng in giấy khen vẫn không được. Ưu việc nhất là làm mẫu giấy khen vừa, đừng dày quá.

- Bạn Dung nên dùng một font, nhiều font rất khó kiểm soát. Bạn có thể dùng các chương trình chuyển mã để đổi dữ liệu sang font VNI.